うつ病の診断書を依頼する

従業員がメンタル不調から休職する際には、医師の診断書の提出を求めるのが一般的です。人事・労務担当者としては、診断書の取り扱いや休職手続きの流れをあらかじめ整理しておくことで、不調を抱える従業員にスムーズに対応できます。本記事では、従業員から診断書が提出される場面で、人事・管理職が知っておきたいポイントを整理します。

抑うつ状態には、さまざまな要因が考えられます。仕事上のストレスや配置転換といった職場の出来事から、結婚や出産などプライベートの大きなライフイベントによる負荷まで、幅広い要因が引き金となり、抑うつ状態が長引くこともあります。診断や治療は精神科・心療内科などの専門医療機関で行われるものであり、人事が病名や重症度を判断することはできません。従業員から不調の相談を受けた際は、専門医療機関の受診をすすめ、診断書の取得につなげるのが基本的な流れです。

休職は「前向きな選択肢」として捉える

休職は、本人にとっても会社にとっても大きな判断のように思えるかもしれません。しかし、適切な休養が回復につながり、結果として早期の職場復帰や離職防止に役立つことは少なくありません。人事・管理職としては、休職を「戦力の喪失」ととらえるのではなく、貴重な人材を回復させて再び活躍してもらうための制度として位置づけ、本人が安心して休めるよう配慮することが大切です。主治医や産業医、本人とよく相談しながら、休職開始・期間・復職の進め方を決めていきましょう。

診断書を受け取るときに人事が確認したいこと

• 有効期間・記載内容を確認する：診断書には休養を要する期間が記載されているのが一般的です。期間満了が近づいたら、復職か延長かを本人・主治医と確認します。診断書の記載が不十分な場合は、就業可否や配慮事項について追加の情報を求めることもあります。
• 提出方法に配慮する：体調が悪いなかで出社して書類を手渡すのは、本人にとって大きな負担です。郵送やオンラインでの提出を認めるなど、本人の負担を軽くする受け取り方法をあらかじめ社内ルールとして整えておくとよいでしょう。
• 個人情報として厳重に管理する：診断書は機微な個人情報です。閲覧範囲を必要最小限にとどめ、保管・取り扱いのルールを明確にしておきましょう。

従業員が診断書の提出をためらう背景には、「会社に知られたくない」「不利益を受けるのではないか」という不安があることも少なくありません。診断書の取得や休職が人事評価や雇用上の不利益につながらないことを丁寧に説明し、安心して手続きを進められる環境を整えることが、人事・労務担当者の役割です。

診断書の依頼や休職の手続きは特別なケースのように思えるかもしれませんが、メンタル不調による休職は多くの企業で起こり得ます。社内に手続きの流れと相談先を整えておくことで、いざというときに従業員を適切に支えられます。あわせて、産業医や外部の従業員支援プログラム（EAP）などの相談先を周知しておくと、早期発見・早期対応にもつながります。