キリハレ株式会社 代表取締役 佐藤 元輝 キリハレ株式会社（以下「当社」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）並びにその他の規範及び法令を遵守するとともに、個人情報等を適切に管理するため、KIRIHARE AI&HRプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を制定し、遵守することを宣言します。 第1条（定義） 個人情報 本ポリシーにおいて、個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいいます。 （1）当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子 的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいいます。）で作られる記 録をいいます。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の 事項（個人識別符号を除きます。）をいいます。）により特定の個人を識別することができるもの（他の 情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含み ます。） （2）個人識別符号が含まれるもの 個人識別符号 本ポリシーにおいて、個人識別符号とは、次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号をいいます。 （1）特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号 であって、当該特定の個人を識別することができるもの （2）個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行 されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の 符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てら れ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を 識別することができるもの 要配慮個人情報 本ポリシーにおいて、要配慮個人情報とは、利用者等の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他利用者等に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する個人情報をいいます。 個人情報データベース等 本ポリシーにおいて、個人情報データベース等とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいいます。 （1）特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの （2）特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの 個人データ 本ポリシーにおいて、個人データとは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいいます。 保有個人データ 本ポリシーにおいて、保有個人データとは、当社が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データのことをいいます。 匿名加工情報 本ポリシーにおいて、匿名加工情報とは、次に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいいます。 （1）本条第1項第1号に該当する個人情報については当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること （当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含 みます） （2）本条第1項第2号に該当する個人情報については当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること （当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含 みます） 個人情報等 本ポリシーにおいて、個人情報等とは、コンピュータ処理をなされているか否か、及び書面に記録されているか否かを問わず、当社において処理されるすべての個人情報、個人データ及び保有個人データのことをいいます。 利用者等 本ポリシーにおいて、利用者等とは、当社サービスの利用者並びに当社サービスの提供のために当社と契約を締結しているサービス補助者、アセスメント要員及び提携カウンセラーのことをいいます。 当社サービス 本ポリシーにおいて、当社サービスとは、当社が運営するウェブサイト又はアプリケーション上で提供される利用者等が利用可能なサービスのことをいいます。 第2条（適用範囲） 本ポリシーは、個人情報等の取扱いにつき定めるものとし、当社の業務に従事するすべての構成員（正社員・契約社員・嘱託社員・パート社員・アルバイト社員等の雇用関係にある従業員のほか、取締役・執行役・監査役・派遣社員・顧問・当社と契約を締結しているサービス補助者、アセスメント要員及び提携カウンセラー等を含む、以下同様とします）に対し、これを適用するものとします。 当社は、当社の業務に従事するすべての構成員に個人情報等を取り扱わせるにあたり、必要かつ適切な指導、教育、監督を行うものとします。 第3条（利用目的） 当社が取得する個人情報等は、以下の目的で使用するものとし、それ以外の目的では使用しません。以下の目的以外で使用する場合には、事前に通知します。 （1）当社サービスの利用者に関する個人情報等 当社サービスを提供する上で利用者等に必要な通知をするため当社サービスの利用状況、当社サービスの 利用環境及びストレスチェックの結果等に関する調査の実施や、個人を特定できない範囲での統計資料の 作成及び利用のため利用者からの問い合わせへの対応、本人確認及び諸手続きのため、紛争・訴訟等への 対応のため、その他サービス内容の充実を図るため （2）アセスメント要員・提携カウンセラーに関する個人情報等当社サービスの提案、商談、交渉、契約の締結 、契約の履行及び業務上必要な連絡のためサービス補助者・アセスメント要員・提携カウンセラー情報の 管理のため当社サービスの向上を図るための調査、評価及び分析のため当社は、利用目的を変更した場合 は、変更された利用目的について、利用者等に通知し、又は公表するものとします。 第4条（利用目的による制限） 当社は、あらかじめ利用者等の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報等を取り扱わないものとします。 当社は、他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ利用者等の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとします。 第5条（個人情報等の取得） 当社が取得する利用者等の個人情報等は、以下となります。 （1）氏名 （2）性別 （3）生年月日 （4）メールアドレス （5）職種 （6）雇用形態 （7）部署・職位 （8）当社サービスの利用履歴及び結果 （9）ストレスチェックの結果 （10）カウンセリングの結果 （11）心理テストの結果 当社が利用者等の個人情報等を取得する方法は、以下のいずれかの方法によります。 （1）利用者等が、当社サービスを利用し、所定のウェブサイト又はアプリケーション上の画面又は書面（電子 メールを含む）に直接入力する方法 （2）利用者が、電話若しくは対面によって口頭にて当社、サービス補助者、アセスメント要員又は提携カウン セラーに伝達する方法 （3）その他当社が指定する方法 なお、当社が運営するウェブサイト又はアプリケーション上で提供される当社サービスを利用者等が利用する場合、個人情報等が利用者等のブラウザ又はアプリケーションから自動的に送信され、当社サービスのサーバに記録されます。 第6条（第三者提供の制限、確認・記録義務の履行） 当社は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ利用者等の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとします。 （1）個人情報保護法第23条第1項第1号ないし第4号に定める例外に該当する場合 （2）個人情報保護法第23条第2項（オプトアウト（ただし、要配慮情報は除きます））ないし同第5項第1号 ないし第3号（外部委託、事業承継若しくは共同利用）の場合 当社は、個人データについて、その提供を第三者に対して行い、または第三者より提供を受けた場合、個人情報保護法第25条及び同第26条その他関係法令の規定に基づき、適切に確認・記録義務を履行します。 第7条（個人情報等の共同利用） 当社は、以下の者との間で、当社が利用者等から取得した個人データを、第3条第1項で規定される利用目的の範囲に限り、当社サービスを提供するために必要最小限の範囲で共同利用することができます。 （1）共同利用する個人情報等の項目 ・氏名 ・性別 ・生年月日 ・メールアドレス ・職種 ・雇用形態 ・部署/職位 ・当社サービスの利用履歴及び結果 ・ストレスチェックの結果 ・カウンセリングの結果 （2）共同利用者の範囲 当社及び当社の業務に従事する構成員 （当社サービスを提供するために必要最小限の人的範囲に限ります） （3）共同利用の管理責任者 キリハレ株式会社 第8条（個人情報等の取り扱いの委託） 当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、取得した個人データの取り扱いの全部又は一部を委託する場合があります。その場合には、個人情報等の取り扱いに関し必要な契約を締結し、委託先に対し必要かつ適切な監督を行います。 第9条（データ内容の正確性・最新性の確保、消去義務） 当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努めるものとします。また、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めるものとします。 第10条（安全管理措置） 当社は、個人情報等の取り扱いにあたって、破壊、漏えい、滅失、改ざん、毀損の防止等の安全管理のため、技術面及び組織面において合理的な安全対策措置及び是正・予防措置を継続して講じます。 個人データを取り扱う際は、次の各号に従って適切に個人情報を取り扱うものとします。 （1）個人情報を含む文書(磁気媒体を含む)は、施錠できる場所への保管、パスワード管理等により、散逸、紛 失、漏洩の防止に努めなければならないものとします。 （2）情報機器は適切に管理し、正式な利用権限のない者には使用させてはならないものとします。 （3）個人情報を含む文書であって、保管の必要のないものは、速やかに廃棄しなければならないものとします。 （4）個人情報を含む文書の廃棄は、シュレッダー裁断、焼却、溶解等により、完全に抹消しなければならない ものとします。 （5）個人情報を含む文書は、みだりに複写してはならないものとします。 第11条（利用者等の請求に対する対応及び苦情の処理） 当社は、個人情報等の取り扱いに関する苦情及び相談について、個人情報等に関する苦情・相談窓口を設け、誠意を持って対応し、苦情及び相談の適切かつ迅速な処理に努めます。 当社は、保有個人データにつき個人情報保護法第28条ないし第30条の規定に基づき、請求が行われた場合は、合理的な期間、適切な範囲でこれに応ずるものとします。ただし、開示することにより、次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないことができます。 （1）利用者等または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 （2）当社の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 （3）他の法令に違反することとなる場合 利用者等は、本プライバシーに関し、本条第2項で規定される請求等の当社へのお問い合わせを行う場合には、以下の当社窓口までお問い合わせください。 お問い合わせを行う利用者等の保護及び他の利用者等の保護の観点から、当社は、お問い合わせ内容により、お問い合わせを行う利用者等の身元確認書類の提出をお願いすることがあります。なお、個人情報の開示に際しては、1件あたり1,000円の手数料を申し受けます。 【お問い合わせ先】 住所：神奈川県横浜市金沢区西柴一丁目7番13号 社名：キリハレ株式会社 Eメールアドレス：support@kirihare.jp 第12条（匿名加工情報の利用） 当社において匿名加工情報を作成するときは、特定の個人を識別すること及びその作成に用いる個人情報を復元することができないようにするため、個人情報保護法その他関係法令の定めに則り、当社において定められた加工基準に従い、当該個人情報を加工しなければならないものとします。 当社において匿名加工情報を作成するときは、その作成に用いた個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行った加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために必要な安全管理のための措置を講じます。 当社は、匿名加工情報を作成・利用するにあたり、当該匿名加工情報を他の情報と照合せず、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る利用者等を識別しません。 当社において匿名加工情報を作成・利用するときは、当該匿名加工情報の安全管理のために必要な措置、当該匿名加工情報の作成その他の取扱いに関する苦情の処理、その他の当該匿名加工情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置をそれぞれ自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表します。 匿名加工情報を作成する場合に含まれる情報の項目は、以下の項目とします。 （1）性別 （2）生年月日（年齢） （3）職種 （4）雇用形態 （5）部署・職位 （6）当社サービスの利用履歴及び結果 （7）ストレスチェックの結果 （8）カウンセリングの結果 （9）心理テストの結果 匿名加工情報を第三者に提供する場合に含まれる情報の項目は、以下の項目とします。 （1）性別 （2）生年月日（年齢） （3）職種 （4）雇用形態 （5）部署・職位 （6）当社サービスの利用履歴及び結果 （7）ストレスチェックの結果 （8）カウンセリングの結果 （9）心理テストの結果 匿名加工情報を第三者に提供する場合の提供方法は、以下の方法とします。 データ形式（Word、Excel、PowerPoint、PDF等） 第13条（プライバシーポリシーの変更） 当社は、当社の裁量に基づいて、本ポリシーを変更することができるものとします。ただし、個人情報保護法並びにその他の規範及び法令により、変更に必要な手続が定められている場合には、当該手続にしたがい変更を行うものとします。 本ポリシーに変更がある場合は、当社が運営するウェブサイト又はアプリケーション上に掲示します。 利用者等が本ポリシーの変更後、プライバシーポリシーの変更に同意の上、当社が提供するサービスを利用することにより、変更後のプライバシーポリシーは、当社が掲示した日付より効力を発するものとします。 制定 2022年11月7日
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